Monitoreo y control en tiempo real de actividad en campo de preventistas y repartidores

Antecedentes y retos identificados

 
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Japan Tobacco International (JTI) contrató los servicios de Distribuidora LATAM (DLATAM) para implementar estrategia de ventas de cigarrillos Winston y Camel a changarros y locales comerciales en México.

Para emprender esta iniciativa se delinearon algunos procesos y además se adquirió una base de datos con información clave de las tiendas a visitar y se contrataron a un grupo grande de preventistas quienes se encargaron de visitar los changarros y establecimientos comerciales ubicados en las diferentes colonias y municipios de cada ciudad que se había planteado como objetivo comercial.

Al inicio del proyecto se enfrentaron problemas porque no se sabía si los preventistas habían cumplido con las visitas programadas a changarros, si tenían nuevos prospectos de clientes, etc. Además había que esperar a que se comunicaran o regresaran a las oficinas de DLATAM para levantar pedidos u órdenes, evaluar la actividad de campo del día y saber si se habían alcanzado las metas de venta.

Para solventar esta situación DLATAM decidió contratar una plataforma tecnológica que permitiera gerenciar y mantener un control eficiente y efectivo sobre la actividad en campo de todos los preventistas y su proceso de reparto.

Objetivos

 
Optimizar el proceso comercial que realiza DLATAM para JTI mediante una solución como FieldVision que permita planificar la actividad logística del equipo de preventistas, así como monitorear y controlar en tiempo real los avances de la fuerza comercial en campo según lo planificado.

Necesidades

 

Planificar la actividad logística con base en la definición de territorios, ruteo dinámico y metas comerciales.

Conocer la ubicación de los preventistas y personal de reparto durante la jornada laboral.

Saber con exactitud los tiempos que se toman los preventistas en cuanto a traslados y actividad de venta.

Llevar un registro exacto del número de clientes visitados, no visitados, con pedidos y sin pedidos.

Automatizar los formularios de venta del servicio con el fin de capturar en tiempo real los pedidos.

Registrar el avance en pedidos con respecto a la meta de ventas y entrega establecida previamente.

Documentar el comportamiento de clientes y la demanda del producto (reportes según necesidades de JTI)

Solución

 
Se implementó FieldVision que le permitió a DLATAM tener un control total sobre la actividad logística del grupo de preventistas y personal de reparto en campo, con la idea de incrementar su efectividad y optimizar la gestión comercial para JTI

Cada uno de los preventistas y repartidores cuentan con un smartphone que tiene instalada la solución de FieldVision , además de un sistema MDM que asegura el uso exclusivo del dispositivo solo para temas laborales. A través del mismo el personal puede:

  1. Hacer un control y seguimiento al cumplimiento de la ruta pre-establecida por el supervisor de DLATAM.
  2. Realizar un Check In y Check Out al momento de llegar y salir del “changarro” o local comercial durante un proceso de venta.
  3. Dar de alta a tiendas nuevas que se vayan aperturando en el recorrido de la ruta con la finalidad de ir nutriendo la base de datos de clientes.
  4. Disponer de un formulario automatizado en línea que le permite capturar información de visita, registrar pedido o entrega en tiempo real e ingresar información al sistema sobre el comportamiento de demanda del producto.

Adicionalmente el supervisor que está en su oficina cuenta con la aplicación web de FieldVision en su computadora a través de la cual puede:

  1. Conocer la ubicación de sus preventistas y repartidores en tiempo real.
  2. Verificar el cumplimiento de la agenda de visitas y entregas programadas para cada día.
  3. Descargar estadísticas e información clave de la gestión comercial de cada uno de las personas que están en campo.
  4. Tomar decisiones estratégicas de negocio en función de las estadísticas que se registran en el Dashboard de FieldVision en cuanto al comportamiento de la demanda del producto, tiempos, monto de ventas alcanzado vs. lo planificado, índices de satisfacción de los clientes, nuevas necesidades del mercado, entre otros.

 
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Beneficios y Resultados

 
En general se ha venido optimizando el proceso comercial de DLATAM en función de las necesidades de su cliente JTI permitiendo a la empresa tomar decisiones estratégicas y explorar nuevas oportunidades de negocio basadas en estadísticas que arroja la plataforma.

A través del uso de FieldVision la gestión de los preventistas en campo mejoró ampliamente logrando incrementar el número de visitas a changarros con pedidos al mes de 471 a 3,864 visitas al día.

Se monitorearon los tiempos de los preventistas en campo y se registraron mejoras en las visitas reales ejecutadas (con Check In y Check Out) pasando de 16 minutos por visita a cliente a 9 minutos (Reducción de tiempo en 44%)